Snel samen vergunningen regelen met Evenement Assistent

Van straatbarbecue tot festival: bij de aanvraag van een vergunning voor een evenement komt veel kijken. Vaak gaat dit gepaard met talloze mails tussen organisator, gemeente en adviesdiensten.

De online applicatie EvenementAssistent maakt dit proces veel efficiënter en overzichtelijker. Dit komt doordat het aanvraagproces vergaand wordt geautomatiseerd en doordat alle betrokkenen in één omgeving samenwerken. Daardoor kunnen alle partijen de aanvraag snel, compleet en veilig behandelen.

Efficiency en overzicht

Organisatoren van evenementen dienen de aanvragen voor de vergunning vaak in via een webformulier. De praktijk leert dat zij daarbij lang niet aan alles denken – zeker niet aan alle risico’s. Daardoor moet je regelmatig achter ontbrekende informatie aan, om de situatie volledig in kaart te kunnen brengen en deze samen met de hulp- en adviesdiensten goed te kunnen beoordelen. Hierbij gaan er vaak veel e-mails heen en weer tussen de organisator, de hulpdienst en jou als gemeente, waarbij documenten verspreid raken en het overzicht al snel zoek is.

De wizard van EvenementAssistent ondersteunt de aanvrager stap-voor-stap om alle relevante vragen direct te beantwoorden. Daardoor is het voor de gemeente en de adviesdiensten veel gemakkelijker om de aanvraag te beoordelen. Doordat alle details al vanaf het begin worden vastgelegd, is het voor alle betrokkenen helder wat er precies gaat gebeuren en wat er van ieder wordt verwacht. Alle betrokkenen hebben toegang tot de EvenementAssistent, zodat je in één gezamenlijke – en uiteraard veilige – omgeving de aanvraag samen kunt behandelen.

Wat levert het op?

Voor de gemeente:

  • Je ontvangt altijd complete aanvragen
  • Je hebt altijd volledig overzicht in de status van alle aanvragen
  • Je werkt efficiënter en transparanter samen met organisatoren en hulpdiensten
  • Je ontvangt automatisch een risicoscan, op basis van een landelijke, eenduidige methode
  • Je bent altijd up-to-date met actuele (lokale) wet- en regelgeving

 

Voor evenementorganisatoren:

  • Zij kunnen 24/7 eenvoudig een online aanvraag doen
  • Zij doorlopen alle relevante vragen op een gebruiksvriendelijke manier
  • Zij kunnen herhalende evenementen eenvoudig kopiëren
  • Zij hebben altijd overzicht van het dossier en de status van hun aanvraag

 

Voor adviesdiensten:

  • Zij hebben duidelijk overzicht van het dossier
  • Zij hebben inzage in álle evenementen binnen een gemeente, wat de taakuitoefening en de capaciteitsplanning eenvoudiger maakt
  • Zij kunnen evenementen goed vergelijken tussen gemeenten, waardoor advisering eenduidiger wordt

Hulp nodig?

De wereld van evenementenvergunningen is Rianne en Joël op het lijf geschreven. Zij kunnen je helpen je proces organisatie-overstijgend in te richten, zodat jullie nauw kunnen samenwerken met externe adviesdiensten – wel in één veilige omgeving uiteraard.

  • r.passmann@decos.com
  • +316 2500 8535
Rianne Passmann
Account manager
Joël van der Meer
Consultant Evenement Assistent